Koncept för en distansarbetshubb på landsbygden

Bakgrund

Inom projektet smart lokal distansarbetshubb – pilotprojekt Backgränd var målsättningen att grunda en distansarbetshubb på landsbygden och i processen skapa en guide som kan hjälpa alla andra som överväger distansarbetsmöjligheter. Främst är guiden riktad till andra byorganisationer som vill grunda en egen distansarbetshubb, men även andra aktörer som vill inleda ny verksamhet på landsbygden kan ha nytta av guiden. Guiden ger inte strikta ramar för exakt hur man startar en distansarbetshubb utan ger vägledning och nyttiga tips. Hur man går till väga är mycket beroende på aktiviteten i den egna hembyn och vilka prioriteringar man själv ställer på distansarbetshubben.

Projektet initierades av SLF och samarbetsgruppen Svenskfinlands byar som en del i en större satsning med flera projekt inom smarta byar konceptet. Finansiering fick projektet från leader-gruppen PomoVäst i västra Nyland och från Svenska Kulturfonden. Projektet ägdes av SLF och projektledaren arbetade från organisationens kontor i Vasa. Projektet hade en budget på 43 000 euro och pågick från 1.1.2021 -31.10.2022. Projektet planerades redan före covid-19 pandemin slog till med full kraft och under pandemin blev projektets tema högaktuellt. Plötsligt skulle alla arbeta på distans om de bara kunde och många fler projekt kring distansarbete såg dagens ljus. Pandemin förde inte enbart med sig fördelar. Det blev även utmanande för projektet att ordna sina workshopar och skapa nätverk, när ingen egentligen träffades.

Som tidigare nämnts ägdes projektet av SLF och lokalt samarbetade man med Backgränd hembygdsförening och frivilliga brandkår. Även Raseborgs stad var en samarbetspart i projektet. Åbo Akademis projekt SMIL följde med projektet som ett pilotområde. För SMIL-projektets del utgjorde pilotprojekt Backgränd ett av flera försök med idéburet offentligt partnerskap mellan kommun och förening.

Fördelar/nackdelar med distansarbete

Att ha möjligheten att arbeta på distans har flera fördelar men även några nackdelar. Under covid-19 pandemin såg vi alla en av de främsta fördelarna med distansarbete, man kan sköta sina arbetsuppgifter utan att utsätta sig för onödig smittorisk. Samhället blev under pandemiåren mer flexibelt och accepterar distansarbete i en högre grad än tidigare. De flesta analyser kring arbetsmarknaden anser att distansarbete finns i vårt samhälle för att stanna.

Distansarbete kan givetvis skötas från hemmet, men att arbeta från en distansarbetshubb får i sin tur andra nyttiga effekter. Om man arbetar i total isolering i sitt eget hem blir det bland annat svårt att skilja arbetstid från fritid och de sociala interaktionerna som normalt finns på arbetsplatsen faller bort. På en hubb kan personer som jobbar med olika arbetsuppgifter fortfarande umgås med till exempel gemensamma kafferaster eller andra tillställningar i anslutning till hubben. Att man träffar personer man normalt inte skulle träffa under arbetsdagen kan sporra kreativa diskussioner och samarbeten som normalt inte skulle uppstå.

Distansarbete ger även möjligheten att spendera mera tid i hembygden och ger mer fritid när arbetsresorna blir kortare och färre. Mindre pendling ger positiva miljöeffekter med bland annat mindre utsläpp och mindre trängsel i trafiken.

Nackdelar med distansarbetet finns givetvis också. Möten ökar i antal och flera upplever att de alltid måste vara anträffbara via digitala kommunikationsverktyg. Eftersom man kan delta i möten online förväntas man alltid vara på plats samtidigt som det upplevs att möten blivit mindre effektiva. Ineffektiviteten beror dels på tekniska begränsningar, dels på en viss möteströtthet hos deltagare. Det är ansträngande att träffas online då non-verbala samtalsmarkörer faller bort. Även nyttiga tillfällen för brainstorming med kollegor faller bort när alla inte finns på plats på arbetsplatsen. Kanske är det just därför som många arbetsplatser börjat satsa på en hybridmodell där man tillåter distansarbete men förväntar sig att alla kommer till kontoret och träffas på förutbestämda arbetsdagar. Ergonomin blir också ofta lidande i hemmakontoret och det kan en distansarbetshubb hjälpa till med. Att inte ha en anpassad arbetsmiljö i hemmet leder också till att gränsen mellan arbetstid och fritid blir otydligare.

Syftet med den här guiden är ändå inte att i detalj se på fördelar och nackdelar med distansarbete utan praktiska tips om hur man startar en distansarbetshubb på landsbygden. Om man är intresserad av ämnet finns det flera undersökningar online som tar upp fördelarna och nackdelarna.

Komma i gång

Före ni tar de första stegen med er distansarbetshubb är det viktigt att stanna upp en stund och reflektera över det projekt man ska ge sig in på. Framför allt under covid-19 pandemin blev det väldigt populärt att skapa och testa olika distansarbetsmöjligheter, men alla modeller passar inte alla typer av lokalsamhälle.

Först borde man tillsammans i byn identifiera om det finns en kundgrupp för en distansarbetshubb. Finns det personer som bor i byn med lämpliga arbetsuppgifter så att de helt eller delviskan skötas på distans? Man kan även överväga om det i byn finns studerande på annan ort som kanske vill använda hubben för studier eller många säsongsboende under sommaren. Om man saknar potentiell kundgrupp eller den är väldigt begränsad så borde man överväga att lägga hubbplanerna på is eller kasta ett vidare nät och inkludera grannbyarna i planerna.

Nästa steg i process en blir att identifiera ett passligt utrymme för distansarbetshubben. En distansarbetshubb kan vara ett perfekt sätt att ge nytt liv till en tidigare byskola eller ett sparsamt använt föreningshus. I första hand måste utrymmet vara både ändamålsenligt och lättillgängligt. Men lättillgänglighet avses i sammanhanget att utrymmet ska finnas på en plats i byn som är enkel att ta sig till och även att det ska vara enkelt att slippa in i. Ändamålsenlig är lokalen om den är tillräckligt stor för att så många kunder som man planerat för enkelt ska kunna jobba ostört i lokalen på samma gång. Platsen behöver även god internetkontakt och lämplig belysning och akustik. Omgivningen ska inte heller vara för bullrig eller på annat sätt distraherande.

Även ansvarsfördelningen inom den eller de organisationer som startar hubben och sedan driver den ska diskuteras före arbetet inleds. Bäst fungerar det om inte hela ansvaret faller på en persons axlar, främst eftersom den sköts med frivilliga krafter och intresse. Hubbens framtid ska inte hänga på att en ”eldsjäl” driver vidare projektet och att allt därför stannar om den personen inte längre är tillgänglig. Större hubbar och företagshotell har ofta en ”manager” som sköter trivseln och andra praktiska saker kring hubben. Den personen kan bland annat ordna trevliga tillställningar för att ordna trivseln för kunderna eller andra aktiviteter för att till exempel stärka gemenskapen. Managern sköter även praktiska saker som bokningar, nycklar och köksutrustning. Att anställa en manager är inte realistiskt för en liten landsbygdshubb som drivs med frivilliga krafter. I stället kan föreningen som står bakom hubben tillsammans bjuda kunderna på olika förmåner och upplevelser. Om föreningen ordnar sommarteater eller revyer så kan kunderna få rabatterat pris på biljetter eller så kan hubben få ett eget bord på en loppis som föreningen ordnar. Viktigaste är ändå att man i ansvarsfördelningen tar med kundernas välmående och trivsel på arbetsplatsen som ett ansvarsområde.

Det är också viktigt att hubben inte blir en för stor ekonomisk belastning för den eller de organisationer som sköter driften. Den ekonomiska hållbarheten bör ses över i ett tidigt skede och man ska även beakta enkla saker som att en elräkning ska betalas, hyra för utrymmet betalas och övriga utgifter. De som använder hubben ska betala för sin tid i utrymmet.

Att starta en distansarbetshubb är också mer än bara att använda ett utrymme på ett nytt sätt. Att man kan erbjuda fungerande distansarbetsmöjligheter stärker byns attraktionskraft och livskvaliteten för invånarna. Att kunna jobba på distans kan vara skillnaden mellan en flytt till arbetsorten och att bo kvar i hembygden. Därför kan det också vara viktigt att göra unga i byn medvetna om att distansarbetsmöjligheten finns redan innan de flyttat bort.

Första stegen

När planeringen är färdig och man har en klar strategi, som alla involverade godkänt och känner till, är det dags att gå vidare med kanske det roligas skedet, nämligen att förverkliga sina planer.

Under projektet i Backgränd valde vi att se på hubben ur användarens perspektiv. På det sättet kan man sätta sig in i situationen och förutspå vilka behov som kommer att uppstå. Sedan kan man se på de behov som behöver fyllas både före, under och efter användningen. Alternativt så kan man också se på olika egenskaper som förväntas uppfyllas av utrymmet. Det är viktigt att komma ihåg att de flesta som väljer att nyttja en distansarbetshubb gör det för att det är bättre än alternativen, att pendla eller att jobba hemifrån.

För utrymmet betyder det att det behöver uppfylla vissa grundkrav. Internetanslutningen behöver fungera felfritt. De flesta distansarbeten kräver kontinuerlig uppkoppling och snabba filöverföringar. Utan nät, inga kunder. Utrymmet måste vara tillgängligt. Det innefattar allt från att platsen är lätt att hitta och skyltningen välgjord till att bokningssystem och nyckelhämtning fungerar. Igen är det viktigt att kunden ser hubben som ett smidigt alternativ. Utrymmet behöver också vara lämpligt inrett med kontorsmöbler, uppvärmningskök och gärna ett hörn med en soffa där man kan slappna av under kafferasten.

Även ljus och akustik spelar in på om kunderna trivs. Ljus nivån i utrymmet behöver vara tillräcklig för att möte kraven på en modern arbetsplats. Akustiken är viktig för att kunderna ska kunna jobba ostört om de så önskar.

Man bör även tänka på utrymmet utanför tiden när det används av distansjobbare. För en fungerande helhet behöver även tiden före kunderna kommer och tiden efter att de far hem planeras. Detta betyder till exempel att det före kunderna anländer måste finnas ett system för bokningar. Bokningarna kan skötas enkelt med ett telefonsamtal eller mail till ansvarspersonen för bokningar, eller mer avancerat med en onlinekalender. Vintertid behöver kanske parkeringar skottas och trappor sopas innan kunderna anländer. Efter arbetsdagens slut behövs kanske städning eller liknande service.

Utrymmet kan även fylla fler roller än en plats för distansarbete. Kvällstid kan utrymmet bokas för möten eller videokonferenser, eller varför inte en ”byabio” om hubben har sådan utrustning. På väggarna kan lokala konstnärer visa upp sina målningar och ordna vernissage. Denna övriga verksamhet i hubben kan även i sig hjälpa att hålla hubben vid liv när det kommer perioder med få eller inga kunder.

Att arbeta från en hubb i stället för hemifrån har även en social aspekt. Det är värdefullt att kunna träffa människor under arbetsdagen, fast de inte arbetar med samma arbetsuppgifter som man själv. Om man söker lugn och ostördhet är en hubb inte alltid rätt plats. En hubb blir i bästa fall en smältdegel av kreativitet när människor med olika arbeten och kunskapsområden samlas och naturligt diskuterar och utbyter erfarenheter. Något som syntest tydligt under pandemin var också att sociala människor inte mår bra av att isoleras alltför länge. Större hubbar i städer har ofta en manager som sköter om trivseln på arbetsplatserna i hubben. Dessa managers hjälper kunderna med allt de behöver veta om hubben samtidigt som de även ordnar olika sociala sammankomster för de som använder hubben. I ett nötskal skapar de trivsel och kunderna stannar längre på en plats där de trivs. En liten hubb på landsbygden kan troligtvis inte anställa en manager, men man ska ändå komma ihåg att det är viktigt att skapa trivsel. Om möjligt kan till exempel någon från föreningen som driver hubben alltid ibland vara på plats och svara på frågor kunderna har eller äta lunch med kunderna.

En hubb kan också få följdverkningar för andra delar av lokalsamhället. När människor spenderar mera tid i hemknutarna i stället för att pendla blir det mera liv i byn. Om det finns lokala matställen kan de dra nytta av lunchservering, eller så kanske man besöker den lokala frisören i stället för en som finns nära den egentliga arbetsplatsen. Hubben behöver ny service som till exempel tidigare nämnda snöskottningen och städningen som i sin tur ger någon möjlighet att erbjuda dessa tjänster.

En hubb borde också återspegla byns värderingar och de som bor och är aktiva i lokalsamhället. Det är värt att fundera om byn redan har ett varumärke man försöker synliggöra, till exempel en miljövänlig by med litet klimatavtryck, havsnära boende, en lugn idyll på landsbygden eller liknande. Hur kan distanshubben ge intryck av samma värderingar?

Hur gick det i Backgränd?

Efter att hubben aktivt började söka kunder i slutet av sommaren 2021 visade det sig snabbt att det fanns svårigheter att locka kunder. Därför planerades olika synlighetsjippon som till exempel en namntävling för hubben och gratis arbetsturer som introduktion för de som vill komma till hubben. Just synligheten är viktig och i en liten by finns det inte alltid etablerade kanaler för marknadsföring. Därför blir de enskilda individerna som är aktiva i föreningen som ansvarar för hubben en viktig källa till synlighet. Prata om hubben på alla tillfällen som ges i byn. Det sagt så påverkades projektet även av covid-19 pandemin. I projektet var en stor del av planen att sprida info om hubben på lokala evenemang som marknader och annat. Alla sådana evenemang inhiberades ändå under hela projekttiden. Det fanns också planer att ordna jippon i själva hubben för att få folk över tröskeln, men även alla dessa jippon lades på is på grund av pandemin.

Under projektet märkets även ett klart intresse från många att arbeta från hubben, men steget att faktiskt komma på plats var stort. Kanske berodde detta på ovannämnda problem med synligheten, men att få potentiella kunder in genom dörren för en första bekantskap är viktigt och samtidigt svårt.

VI märkte även att hubben kräver flexibilitet. Alla jobbar inte samma tider och dagar och det blir snabbt nödvändigt att kunderna alltid kan komma och gå hur de vill. Hur kombinerar man detta med en bokningskalender? Vår lösning blev att se det som en möjlighet till olika former av bokningar. Man kan boka arbetsplats regelbundet på lång sikt, men samtidigt kan man på kort förvarning dyka upp med sin laptop som ”pop-in jobbare”.

Projektet var även aktivt i ett projekt som ville skapa ett nätverk av hubbar som samarbetar nationellt. Idén är bra och många hubbar och organisationer var väldigt positiva till tanken, men samtidigt är det väldigt svårt att koordinera så många olika platser och tillvägagångssätt. I stället blev vår erfarenhet att man borde starta med ett mera lokalt nätverk med till exempel flera hubbar i samma kommun. Alla byar behöver inte en egen hubb utan samarbeta med grannbyarna och marknadsför de hubbar som finns.

Sommaren våren 2022 började covid-19 restriktionerna lätta och en debatt uppstod i samhället. Ska alla arbetstagare som arbetat helt eller delvis på distans tillbaka till kontoren eller ska man fortsätta jobba på distans? Kommer hybridmodeller att fungera? Man såg att det fanns en trötthet med att jobba på distans och en längtan att återgå till det normala, samtidigt som det fanns de som absolut ville fortsätta distansjobba. Debatten i samhället pågår fortfarande och troligtvis kommer hybridlösningar med delad tid mellan kontoret och distansarbete att bli vanliga. Distansarbete fortsätter vara aktuellt och hubbar är fortsättningsvis en smidig lösning för de som inte kan eller vill ha ett kontor i hemmet.

Framtiden för hubben i Backgränd står ändå på en stadig grund. Eftersom driftskostnaderna är låga och inga större investeringar har gjorts så kan hubben fortsättningsvis finnas som ett alternativ för de som jobbar på distans. Den största osäkerheten finns kring om utrymmet i framtiden behöver användas för annan verksamhet. En hubb som inte direkt har kontinuerliga kunder och inkomster prioriteras lätt bort när andra behov uppstår.